Ausnahmen für die eRechnung: Wer ist von der Pflicht befreit?

Mit der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (eRechnung) ab dem 1. Januar 2025 steht die deutsche Geschäftswelt vor einer bedeutenden Veränderung. Während die meisten Unternehmen sich auf diese digitale Transformation vorbereiten müssen, gibt es einige wichtige Ausnahmen für die eRechnung, die es zu beachten gilt. In diesem Artikel werfen wir einen detaillierten Blick auf diese Ausnahmeregelungen und ihre Auswirkungen auf verschiedene Geschäftsbereiche.

Grundlagen der eRechnung-Pflicht

Bevor wir uns den Ausnahmen widmen, ist es wichtig, den Rahmen der eRechnung-Pflicht zu verstehen. Ab 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten [Quelle: 1]. Dies gilt für steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern (B2B) im Inland, unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird.

Wichtige Ausnahmen für die eRechnung

Die folgenden Punkte sind ausdrückliche keine Rechtsberatung oder steuerrechtliche Beratung. Diese Beratungen sind ausdrücklich Rechtsanwälten und Steuerberatern / Wirtschaftsprüfern oder sonstigen Berufsgruppen, die dafür ausgebildet sind, vorbehalten. Die folgenden Punkte sind eine Aufzählung von recherchierbaren Ausnahmen.

1. Kleinbetragsrechnungen

Eine der bedeutendsten Ausnahmen für die eRechnung betrifft Kleinbetragsrechnungen. Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer) fallen nicht unter die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung [Quelle: 1] [Quelle: 2]. Diese können weiterhin als „sonstige Rechnungen“ ausgestellt werden, beispielsweise in Papierform oder als einfaches PDF-Dokument. Diese Ausnahme erleichtert insbesondere kleinen Unternehmen und dem Einzelhandel die tägliche Geschäftsabwicklung.

2. Fahrausweise

Ähnlich wie Kleinbetragsrechnungen sind auch Fahrausweise von der eRechnung-Pflicht ausgenommen [Quelle: 1] [Quelle: 2]. Dies betrifft insbesondere Tickets für den öffentlichen Personennahverkehr, Bahnfahrkarten und ähnliche Belege. Diese Ausnahme vereinfacht den Alltag vieler Reisender und Pendler, die weiterhin herkömmliche Fahrscheine nutzen können, ohne dass die Verkehrsunternehmen ihre Systeme umstellen müssen.

3. Leistungen von Kleinunternehmern

Eine weitere wichtige Gruppe, die von Ausnahmen für die eRechnung profitiert, sind Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Umsatzsteuergesetz. Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern umsatzsteuerbefreit (ohne das Recht auf Vorsteuerabzug) [Quelle: 1] [Quelle: 5]. Daher sind sie nicht verpflichtet, eRechnungen im neuen Format auszustellen. Sie können weiterhin Rechnungen in Papierform oder einem sonstigen elektronischen Format (beispielsweise PDF) ausstellen.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass für Kleinunternehmer die Empfangspflicht für eRechnungen weiterhin besteht [Quelle: 5]. Dies bedeutet, dass sie zwar keine eRechnungen ausstellen müssen, aber in der Lage sein müssen, solche zu empfangen und zu verarbeiten.

4. Steuerfreie Umsätze

Eine weitere bedeutende Kategorie der Ausnahmen für die eRechnung betrifft steuerfreie Umsätze. Insbesondere Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes steuerfrei sind, fallen nicht unter die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung [Quelle: 5] [Quelle: 7]. Dies umfasst eine Vielzahl von Leistungen, darunter:

Steuerfreie Finanzdienstleistungen
Steuerfreie Grundstücksvermietungen
Bestimmte Leistungen im Gesundheits- und Sozialwesen
Bildungsleistungen

In diesen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig.

5. Umsätze an Endverbraucher (B2C)

Eine wichtige Einschränkung der eRechnung-Pflicht betrifft Umsätze an private Endverbraucher, sogenannte B2C-Umsätze [Quelle: 7]. Diese fallen nicht unter die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Dies bedeutet, dass Unternehmen in ihrem Geschäft mit Privatkunden weiterhin frei in der Wahl des Rechnungsformats sind.

6. Grenzüberschreitende Umsätze

Die eRechnung-Pflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze. Grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ausgenommen. Dies betrifft sowohl Exporte als auch Importe von Waren und Dienstleistungen.

Besondere Fälle und Übergangsregelungen

Unternehmen mit niedrigem Umsatz

Für kleinere Unternehmen gibt es eine Übergangsregelung: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro sind bis Ende 2027 von der Pflicht zum Versand der eRechnung ausgenommen [Quelle: 3]. Diese Regelung soll kleineren Betrieben mehr Zeit geben, sich auf die technischen und organisatorischen Anforderungen der eRechnung einzustellen.

Neue Definition des Kleinunternehmerstatus

Ab dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen für den Kleinunternehmerstatus: Kleinunternehmer ist, wer im vergangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz hatte sowie im aktuellen Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 Euro Umsatz macht [Quelle: 6]. Diese Anpassung der Grenzen (bisher 22.000 Euro bzw. 50.000 Euro) erweitert den Kreis der Unternehmen, die von den Ausnahmen für die eRechnung profitieren können.

Technische Aspekte und Umsetzung

Obwohl bestimmte Transaktionen von der eRechnung-Pflicht ausgenommen sind, steht es Unternehmen frei, auch in diesen Fällen elektronische Rechnungen zu verwenden. Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen ist dies möglich, wenn der Empfänger zustimmt. Diese Zustimmung kann formlos, gegebenenfalls auch konkludent erfolgen [Quelle: 1].

Herausforderungen und Chancen

Die Einführung der eRechnung und die damit verbundenen Ausnahmen bringen sowohl Herausforderungen als auch Chancen mit sich:

Herausforderungen

Technische Anpassung: Auch Unternehmen, die von Ausnahmen profitieren, müssen möglicherweise ihre Systeme anpassen, um eRechnungen empfangen zu können.
Komplexität der Regelungen: Die verschiedenen Ausnahmen und Übergangsregelungen können für Unternehmen verwirrend sein und erfordern eine sorgfältige Prüfung der eigenen Situation.
Druck von Geschäftspartnern: Trotz Ausnahmen könnten größere Unternehmen Druck auf ihre kleineren Partner ausüben, eRechnungen zu verwenden, um ihre eigenen Prozesse zu vereinfachen [Quelle: 6].

Chancen

Digitalisierungsschub: Die eRechnung kann als Katalysator für weitere Digitalisierungsmaßnahmen im Unternehmen dienen.
Effizienzsteigerung: Auch für von Ausnahmen betroffene Unternehmen kann die freiwillige Nutzung von eRechnungen zu Effizienzgewinnen führen.
Umweltschutz: Die Reduzierung von Papierrechnungen trägt zum Umweltschutz bei und kann das Image des Unternehmens verbessern.

Fazit und Ausblick

Die Ausnahmen für die eRechnung bieten wichtige Erleichterungen für bestimmte Geschäftsvorfälle und Unternehmenstypen. Sie ermöglichen einen flexiblen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung und berücksichtigen die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Branchen und Unternehmensgrößen.

Trotz dieser Ausnahmen ist der Trend zur Digitalisierung im Rechnungswesen unaufhaltsam. Auch Unternehmen, die derzeit von der eRechnung-Pflicht ausgenommen sind, sollten die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung nicht unterschätzen. Die Effizienzgewinne, Kosteneinsparungen und verbesserte Datentransparenz machen die eRechnung zu einem wertvollen Instrument für Unternehmen aller Größen.

Es ist zu erwarten, dass die Ausnahmen für die eRechnung in Zukunft weiter angepasst werden. Insbesondere die Schwellenwerte für Kleinbetragsrechnungen könnten überarbeitet werden, um der allgemeinen Preisentwicklung Rechnung zu tragen. Auch die Übergangsregelungen für kleinere Unternehmen könnten verlängert oder modifiziert werden, abhängig von den Erfahrungen in den ersten Jahren nach der Einführung.

Unternehmen sollten die Entwicklungen in diesem Bereich aufmerksam verfolgen und sich frühzeitig auf mögliche Änderungen einstellen. Die eRechnung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Chance zur Modernisierung und Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse. Auch wenn Ihr Unternehmen derzeit unter eine der Ausnahmen für die eRechnung fällt, kann es sinnvoll sein, die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse proaktiv anzugehen.

Die eRechnung ist ein wichtiger Baustein in der digitalen Transformation der Wirtschaft. Mit den richtigen Vorbereitungen und einem Verständnis für die geltenden Ausnahmen können Unternehmen diesen Wandel erfolgreich meistern und von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.

Quellen

https://www.ihk.de/darmstadt/produktmarken/recht-und-fair-play/steuerinfo/bmf-plant-verpflichtende-erechnung-und-meldesystem-5784882
https://www.zdh.de/ueber-uns/fachbereich-steuern-und-finanzen/elektronische-rechnung/
https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/uebersicht-alle-rechtsthemen/steuerrecht/umsatzsteuer-national/e-rechnungspflicht-ab-2025-6055774
https://www.easybill.de/kleinunternehmer-e-rechnung-umstieg
https://de.ecovis.com/e-rechnung/
https://www.heise.de/news/Bundesrat-Kleinunternehmer-von-E-Rechnungspflicht-teilweise-befreit-10129342.html
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
https://www.etl-steuerrecht.de/e-rechnung/regelungen-kleinunternehmer/
https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html
https://www.vgsd.de/erfreulicher-gesetzentwurf-kleinunternehmer-muessen-doch-keine-e-rechnungen-ausstellen-umsatzgrenzen-steigen/
https://www.ihk.de/dresden/hauptnavigation/recht-steuern/erechnung-6232764
Bild: ChatGPT